PDF化の方法（Mac OS X編）

■はじめに

現在、医学生物学系の雑誌はレビュープロセスを短くするために、オンラインによる投稿が主流になっています。投稿する論文はPDF化することを要求している論文が大半です。慣れれば、たいしたものではないものの、PDF化の方法に不安を持っている方も多いでしょう。また、「どのプラットフォームで見ても、同じように見える」というのがPDFの特徴とされていますが、実は、「どのプラットフォームで見ても同じように見える」ことを実現することは簡単ではありません。今回、自分なりにPDF化の方法をまとめてみましたので、紹介します。

■PDF化のために必要なソフトウェア

PDFを見るためソフトウェア（Adobe Reader）は無料で配布されていますが、PDFを作成するには、Adobe Acrobatが必要であり、Acrobatは有償のソフトウェアです。AdobeはPDFの仕様を公開していますので、サードパーティからもPDF作成ソフトがいくつか販売されていますし、Mac OS Xの場合にはAcrobatを使わないで、PDF化する方法もあります。ただ、いずれにしても、機能的にはAcrobatがもっとも豊富で、PDFによるオンライン投稿が主流になった現状では、Acrobatは是非とも持っておきたいソフトウェアといえます。

AcrobatにはProfessionalとStandardの2種類があり、Professional版には電子フォーム(ユーザが入力したデータをメール/Web経由で送信する機能)やPDFの最適化などといった高度な機能も用意されていますが、論文投稿という観点からすれば、Standardでも機能的には十分だと思います。

■PDF化の５つの方法

Mac OS X上でPDF化する場合には大きく分けて５つの方法があります。

• PDF Makerを使う（Microsoft Officeアプリケーションで作ったファイルのみ）
• 印刷コマンドを使う（すべてのアプリケーションで使用可能）
• Acrobat上でPDF化したいファイルを指定する（すべてのアプリケーションで使用可能）
• PDFへの書き出し機能を使う（Illustratorなどの他のAdobe製品で作ったファイルのみ。Acrobat不要。）
• OS XのPDFファイルとして保存の機能を使う（すべてのアプリケーションで使用可能。Acrobat不要。）

以下、順番に方法を紹介します。なお、この記事では、私が使用しているAdobe Acrobat 6.0 ProfessionalとAdobe Acrobat 7.0 Professionalを元に書いてあります。Acrobatのバージョンによってかなり異なりますので注意してください。

■PDF Makerを使う方法

Microsoft Officeアプリケーション（Word、Excel、PowerPoint）で作ったファイルをPDF化するときには、PDF Makerを使うと便利です。Acrobatをインストールすると自動的に、右図のようなPDF Makerのツールバーが各Officeアプリケーションにインストールされます。このボタンはワンクリックでPDF化するためのボタンです。

実際にPDF化をおこなう際には、PDF化したいファイルを開き、PDF Makerツールバーの「Adobe PDFに変換」のボタンをクリックするだけです。保存したい名前を適当につければ、自動的にPDF化がおこなわれます。

PDF化の際の設定を変更したい場合には、DistillerのAdobe PDF設定を使って、設定を変更します（後述）。

■印刷コマンドを使う方法

Microsoft Officeアプリケーション（Word、Excel、PowerPoint）以外のアプリケーションの場合、PDF Makerがインストールされないので、印刷コマンドを使ってPDF化をおこないます。もちろん、Microsoft Officeアプリケーションで作ったファイルもこの方法でPDF化可能です（ただし、PDF Makerの方がしおりやリンク機能も保持するという利点があるので、 Microsoft Officeアプリケーションの場合はPDF Makerを使った方がよい）。

「ファイル」メニューから「プリント」を選びます。「プリンタ：」から「Adobe PDF」を選び、[プリント」ボタンを押し、保存したい名前を適当につければ、PDF化がおこなわれます。

PDF化の際の設定を変更したい場合には、「PDFオプション」から「Adobe PDF設定」を変更します。

より、細かな設定を変更する場合には、DistillerのAdobe PDF設定を使って設定を変更します（後述）。

なお、私の場合、Adobe PDFプリンタが見えなくなっていたので、Acrobatを入れ直したり、6.0.2までアップデートをかけたりしましたが、それでもだめだったので、以下のサイトの説明通りにやって何とかなりました。

Adobe PDF プリンタが作成されない（Mac OS X 10.3）http://support.adobe.co.jp/faq/faq/qadoc.sv?223534+002

■Acrobat上でPDF化したいファイルを指定する方法

上記の「印刷コマンドを使う方法」と基本的には同じ事なのですが、Acrobat側から、PDF化したいファイルを指定してPDF化することも可能です。PDF化したいファイルをAcrobatのアイコンに重ねることでも変換可能です。ただし、私の環境ではうまくいかないことが多いので、もっぱら「印刷コマンドを使う方法」でやっています。

設定を変更する場合には、DistillerのAdobe PDF設定を使って設定を変更します（後述）。

■Adobe製品のPDFへの書き出し機能を使う方法

Adobe製品のIllustrator、Photoshop、InDesignなどには「データ書き出し」「別名で保存」などの形で、PDFへの書き出し機能がついています。これらの機能を使えば、AcrobatなしでPDF化が可能です。

■OS XのPDFファイルとして保存の機能を使う方法（Acrobatを使わない方法）

Mac OSXではグラフィックの描画をPDFでおこなっています。したがって、Acrobatなしでも、OSXに備わった基本機能で、Wordファイルを含め、どんなソフトウェアで作ったファイルでもPDF化することができます。手順は、「プリント」を選び、プリントダイアログにある「PDFとして保存...」ボタンを押して、ファイル名をつけるだけです。

ただし、この方法では、フォントの埋め込みがおこなわれませんし、Acrobatで可能な様々な設定の変更はできません。したがって、「どのプラットフォームで見ても同じレイアウトで見える」というPDFにはならないことが多いですが、とりあえずPDFを作るというのにはお手軽な方法です。

画像の質やファイルサイズを自分でコントロールしたい場合には、やはりAcrobatが必要になります。現行バージョンのMac OS X(10.3、Panther)が対応するPDFはバージョン1.3ベースですので、PDF 1.3のPDFファイルができます。

■PDF化の設定変更

PDFは見た目をできるだけ保存して、ファイルサイズを小さくするわけですが、用途に応じて、画像をできるだけ高画質にしておきたい、または、ファイルサイズをなるべく小さくしたいなど設定を変える必要があります。

PDF Makerを使うにしろ、印刷コマンドを使うにしろ、AcrobatでPDFを作るにせよ、PDF化の際の設定はAcrobat DistillerのAdobe PDF設定で決まります。したがって、設定をカスタマイズしたい場合は、Acrobat Distillerを開き、Adobe PDF設定を変更します。

設定の主なポイントは、最終的なファイルサイズをどのくらいにしたいか、フォントを埋め込むかどうか、画像の質をどの程度にするか、の３点です。他にもセキュリティに関するものなどがありますが、ここでは割愛します。

Acrobat 6.0には、あらかじめ、いくつかの設定が用意されています。主なものは「High Quality」「Press Quality」「Standard」「Smallest File Size」です。もちろん、これらの設定を使わずに、オリジナルの設定を作ることも可能です。標準の設定がどのようになっているか簡単にまとめておきます。

PDFのバージョンとしては、いずれもPDF1.4で作成されます。PDFのバージョンを上げれば、それだけ小さなファイルが作れますが、互換性は犠牲になります。PDFは1.3で日本語や中国語、韓国語(ハングル)などの2バイト文字の埋め込みに対応したので、互換性を最大限考慮するなら、PDF 1.3で作成することになりますが、現行ではPDF1.4でも互換性は問題ないでしょう。

というわけで、論文投稿の場合、画像を含み高品位なPDFが必要なら「High Quality」、低品位なものでよければ「Standard」を使うことをおすすめします。

なお、実際に、論文が採用となり、より高い品質の写真の提供を求められた場合には、PDF化したものではなく、高解像度のJPGやEPSの写真を送る必要がある場合もあります。この場合は、Journalからの要求に従ってください。

■フォントの埋め込み

見た目が保持されたPDFを作るひとつのポイントはフォントの埋め込みにあります。見た目を保持するためには、使用しているフォントをすべて埋め込むのが原則です。ただし、フォントを埋め込むことはファイルサイズが大きくなりますので、できるかぎりファイルサイズを小さくしたいという場合には、フォントを埋め込まないようにします。フォントを埋め込みをしないで、レイアウトが大きく崩れないPDFファイルを使うためには以下の限られたフォントセットを使うのがよいでしょう。

Windowsの場合：MS明朝、MSゴシック

Mac OS Xの場合：MS明朝、MSゴシック

Mac OS 9の場合 ：細明朝、平成明朝、中ゴシック、平成角ゴシック

英字フォントはArial、Times、Times New Roman、Helvetica、Symbol

日本語のボールド、イタリック、ボールドイタリックは使わないようにします。また、ローマ数字や丸付け数字などの機種依存文字は使わないようにします。

海外の人に読んでもらう欧文のPDFでは、和文フォントは一切用いないようにします。理論的には、フォントを埋め込めば、和文フォントでもよいのですが、トラブルを起こさないためにも避けるようにします。特に、記号類は気をつけて下さい。和文フォントではなく、Symbolを使うようにします。

■論文投稿に際してのPDF化の手順（私の場合）

私の場合、論文の本文はWordで作成、表も本文のWordファイルに貼り付けています。Figureは、Excelで作ったグラフや、写真をPowerPointに貼り付けてレイアウトしています（書類サイズをA4の縦にしておきます）。

私が出すJournalはFigureなども含めてレビュー時にはsingle PDFにすることが求められることが多いので、single PDFにする場合のPDF化の方法を紹介します。現在使用しているのはAdobe Acrobat 6.0 Professionalです。

まず、本文のWordファイルをPDF Makerボタンを使ってPDF化します。次に、FigureのPowerPointファイルもPDF Makerボタンを使ってPDF化します。PDF化に際して、Distillerの設定は、High Qualityにしています。あまりにファイルサイズが大きくなるなら、Distillerの設定を変更してもいいでしょう。

次に、Acrobatを開いて、ファイル→PDFの作成→複数ファイルコマンドを使って、２つのPDFファイルを結合するか、もしくは、本文のPDFファイルをAcrobatで開けておいて、文書→ページ→挿入コマンドを使って、FigureのPDFを本文の後に追加します。Figureを横長で作った場合には、文書→ページ→回転コマンドで紙の方向を本文とあわせておきます。

以上で投稿用のsingle PDFファイルが出来上がります。